A volte capita di dover comunicare a più persone via email lo stesso messaggio. Sia questa una rara occasione per uno speciale evento od una frequente abitudine per un cordiale aggiornamento, per avvisare tutti i nostri destinatari dobbiamo anche questa volta agire bene per ottenere il massimo risultato con il minimo sforzo. Potremmo oppure desiderare di raggruppare i nostri contatti in categorie specifiche. Vediamo come il nostro Mac ci viene in aiuto.
È chiaro che gli appartenenti ad un gruppo dovranno essere presenti in Contatti, che altro non è che la nostra rubrica contenente per ogni contatto una scheda con numeri di telefono, indirizzi reali ed email e altre annotazioni personali. Per ulteriori informazioni su come utilizzare Contatti vedi precedente articolo.
Per creare un gruppo basterà aprire Contatti e dal menu File scegliere una delle opzioni disponibili. I metodi sono diversi ma il risultato sarà uguale. Sono disponibili Nuovo gruppo, Nuovo Gruppo da selezione e Nuovo gruppo smart. In ogni caso il gruppo conterrà la parte dei contatti che vogliamo accomunare ad un determinato scopo o che hanno una determinata caratteristica in comune. Potranno essere quindi destinatari di una stessa email in caso di una newsletter o solo visualizzati insieme se appartenenti a una comune categoria come alberghi, ristoranti, lavoro, amici, ecc. I gruppi saranno visualizzati su una apposita colonna sulla sinistra. Potete gestirne la visualizzazione dal menu Vista con l’opzione Mostra/Nascondi gruppi.
Nuovo Gruppo
Aprire Contatti e dal menu File scegliere Nuovo Gruppo. Il nuovo gruppo apparirà nella colonna più a sinistra. compilare il nome che vogliamo dare al gruppo. Visualizzare tutti i contatti cliccando sul comando Tutti i contatti posto in alto sulla colonna dei gruppi. A questo punto basterà trascinare il nominativo da aggiungere al gruppo sul nome del gruppo e questo verrà immediatamente aggiunto.
Nuovo gruppo da selezione
Aprire Contatti e selezionare i contatti che vogliamo nel nuovo gruppo utilizzando il mouse con un command+click (il tasto command è quello adiacente la barra spaziatrice). Una volta selezionati tutti i nominativi andare sul menu File e cliccare su Nuovo gruppo da selezione e questo apparirà sulla colonna dei gruppi. Dare poi il nome desiderato al gruppo. I contatti che avevate selezionato saranno contenuti nel nuovo gruppo.
Per togliere da un gruppo creato come sopra descritto un contatto non più incluso basta selezionare il nominativo all’interno del gruppo, aprire il menu Modifica e cliccare su Rimuovi dal gruppo.
Nuovo gruppo smart
Aprire Contatti e dal menu File scegliere Nuovo Gruppo Smart… Si aprirà un box dove andrete ad inserire il nome del gruppo smart ed i criteri di selezione che intendete sfruttare. Ad esempio possiamo aggiungere al criterio Scheda contiene la parola newsletter. Se avrete avuto l’accortezza di inserire in tutti i contatti interessati alla nostra mailing list la stessa chiave newsletter, magari nel campo nota, in automatico tutti questi verranno aggiunti al nuovo gruppo. Per eliminare un nominativo dal gruppo, in questo caso, basterà togliere dalla scheda la parola newsletter ed il contatto non farà più parte del gruppo perché non soddisfa più i criteri di ricerca. Cliccando sul + posto alla fine delle condizioni possiamo aggiungere ulteriori criteri per una selezione dei contatti ancora più definita. Ad esempio aggiungendo il campo città possiamo indirizzare la nostra comunicazione solo a chi abita in quella città. Prestate attenzione all’impostazione sotto il nome del gruppo. È possibile scegliere se tutte le condizioni o se solo alcune di loro servono alla scelta dei contatti da far inserire nel gruppo smart. Questo metodo evita di spostare un nuovo contatto nel gruppo, se richiesto, perché questo viene aggiunto automaticamente a patto di inserire nella scheda i dati che soddisfino le condizioni applicate al gruppo. Ovviamente non è possibile aggiungere nominativi in un gruppo smart trascinandoli sul nome del gruppo come per gli altri 2 metodi sopra descritti.
Se vogliamo rimuovere un intero gruppo basterà selezionare il gruppo da eliminare e dal menu Modifica cliccare Elimina gruppo. Ovviamente sia l’eliminazione di contatti all’interno di un gruppo che l’eliminazione stessa del gruppo non vanno a coinvolgere i contatti che avevano raggruppato che rimarranno a disposizione nella rubrica.
Nel caso un gruppo sia creato per l’invio di email, come ad esempio per una newsletter, è importante impostare il giusto indirizzo da utilizzare nel caso il contatto ne contenga più di uno. Per fare ciò dal menu Modifica selezionare Modifica elenco di distribuzione… e successivamente, nella finestra che apparirà, il gruppo a cui inviare la newsletter. Sulla destra appariranno i contatti inclusi nel gruppo con le rispettive email. Cliccare sulla email da utilizzare per ogni singolo contatto. L’email selezionata è quella in grassetto.
Una volta preparato il gruppo in Contatti, con le giuste email da utilizzare, basterà inserire nel campo Ccn, importante per il rispetto della privacy, della email da inviare il nome del gruppo. Lasciate pure vuoto il campo destinatario.